اهمیت و جایگاه روابط عمومی در دنیای امروز
۲۷ اردیبهشت ماه مصادف با ۱۷ مه، روز جهانی ارتباطات و جامعه اطلاعاتی نامگذاری شده است. هدف اصلی این روز برجسته کردن اهمیت ارتباطات در سراسر جهان است.
تفاهم آنلاین_ به همین مناسبت مهدی کاظمیان – مدیر روابط عمومی و امور بین‌الملل سازمان منطقه آزاد انزلی در یادداشتی نوشت: در دنیای امروز و در تمامی نظام‌های اجتماعی و مدیریتی، روابط عمومی‌ها به عنوان عناصر قوی در ارزیابی و تقویت برنامه‌ها و پیشبرد اهداف سازمانها، نقش ویژه و مهمی در جهت ایجاد ارتباط و تعاملات فکری و اطلاعاتی ایفا می‌کنند و نقش روابط عمومی(Public Relations) و حیطه و تأثیر فعالیت آن در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی در سطح خرد و کلان برهیچکس پوشیده نیست. از این جهت تمامی فعالان جامعه در بخش‌های مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و غیره جویای روابط عمومی‌هایی هستند که آنان را درطراحی روش‌های معقول و تعیین خط مشی‌های مرتبط با آینده یاری دهند.
بر این اساس هر نهاد و سازمان بر اساس وظایف و مأموریت‌های خود، از طریق روابط عمومی ارتباطی مؤثر و هدفمندی را با مخاطبان و گروه‌هایی که با سازمان در ارتباطند برقرار می‌کند. این وظیفه مهم در حوزه همه موضوعات و مطالب و اخباری انجام می‌شود که به منافع مخاطبان آنان مربوط است. هرچند عموماً فعالیت روابط عمومی‌ها چندان مستقیم و ملموس نیست؛ اما همواره تأثیرات گسترده‌ای از خود برجا می‌گذارند.
امروزه در تمام دنیا سازمان‌های موفق سازمان‌هایی هستند که مدیران و کارکنان روابط عمومی آن‌ها بدانند که چگونه باید به شکلی شفاف و آگاهانه به تجزیه و تحلیل امور مبتلابه سازمان خود و رفع و رجوع مسائل بپردازند و نقش مهم خود را در تعیین سمت و سوی سیاست‌های همگانی ایفا کنند. بر این اساس یکی از حیطه‌های کاری و وظایف روابط عمومی در کنار اموری چون تولیدات و فرآورده‌های خبری، و از جمله روابط عمومی بحران است. روابط عمومی بحران وظیفه دارد که ضمن ارائه اطلاعات درست و جامع و به موقع به مخاطبان و ذی نفعان سازمان متبوع، به اتهامات ناروا و یا اطلاعات نادرست نیز پاسخ دهد.
از سوی دیگر، در عصر حاضر که اقتصاد و تجارت و ارائه خدمات بر اساس مشتری مداری عمل می‌کند، تمام شرکت‌هایی که به دنبال برنامه درازمدت برای سوددهی کارشان هستند، سعی در جلب رضایت مشتریان، حفظ مشتری و تبلیغ غیر مستقیم از طریق مشتریان دائمی و غیر دائمی می‌نمایند؛ اما یکی از بزرگترین تفاوت‌های روابط عمومی و تبلیغات در برنامه ریزی است به طوری که روابط عمومی برای بلند مدت برنامه ریزی می‌کند اما تبلیغات در کوتاه ترین زمان ممکن به دنبال نتیجه است. بر این اساس روابط عمومی با صبر وحوصله و اختصاص زمان به مشتری برای فکر کردن و نیز همین زمان برای شرکت در جهت جلب رضایت هرچه بیشتر مشتریان و مخاطبان و ارائه خدمات بهتر و در نهایت ارائه چهره واقعی و شفاف هر شرکت و سازمان به مخاطبان از وظایف مهم روابط عمومی است.
وظیفه حساس دیگری که برای روابط عمومی‌ها مطرح است، ساختن چهره‌ای مناسب از سازمان در میان مردم و مخاطبان اصلی سازمان یا شرکت و نیز مطرح کردن نام (Brand) در بین این همه سازمان و شرکت که می‌توان گفت روزانه به تعداد آن‌ها افزوده می‌شود، کاری است که تنها یک روابط عمومی حرفه‌ای و آگاه از عهده آن بر می‌آید. سازمانها امروزه به رابطه متقابل با مشتریان خود و سایر سازمان‌هایی که لازم است با آن‌ها تعامل داشته باشند نیاز مبرم دارند تا در عرصه رقابت با سایرین از صحنه خارج نشوند.
روابط عمومی‌ها باید بتوانند گزارش و عملكرد سازمان خود را به زبان ساده و به نحوی مناسب و مفيد مطرح كنند، لذا امروزه باید علل عدم انعکاس كاركرد و خروجي مناسب و موثر و یا عدم تحقق اهداف و مأموریت‌های سازمانی را در ارزیابی عملکرد روابط عمومي سازمانها و وزارتخانه‌ها و نهادها جست که نتوانسته‌اند حلقه ارتباط هر سازمان با مردم و رسانه‌ها باشند. در این راستا، روابط عمومی‌ها باید بتوانند با استفاده از بهترین فناوری‌ها و شیوه‌های مدرن و نوین ارتباطی و رسانه ای و نیز بهره مندی از ظرفیت‌های بخش‌های خصوصي وابسته و نیز مديران حرفه ای و متخصص در بخش روابط عمومی و رسانه‌ای نقش مهم و کلیدی خود در رشد و توسعه و نیز تحقق اهداف سازمان خود را ایفا نمایند.
همكاري و تعامل روابط عمومي‌ها با رسانه‌ها بر اساس اعتماد متقابل از نکات مهم دیگر در عملکرد مثبت و موفقیت‌های یک سازمان است؛ زیرا روابط عمومی نقشهای گوناگونی را درجایگاه‌های متفاوت وشرایط متمایز از یکدیگر ایفا می‌کند که رسانه‌ها قادر به انعکاس مناسب و سریع آن می‌باشند.
هنر روابط عمومی این است که بتواند امکانات و شرایط محیط بیرونی را تشخیص داده و آنان را با امکانات درون سازمان پیوند دهد و بنابراین اجرای فرامین درون سازمانی را تسهیل نماید و در نهایت ارتباط سازمان را با بیرون ازآن، بدرستی برقرار سازد.
امروزه وقتی از روابط عمومی سخن می‌گوییم، در واقع مؤلفه‌های دیگری چون: روابط عمومي الكترونيك و دیجیتال و سايبر (استفاده از شبكه‌هاي اينترانت، اكسترانت و اينترنت)، روابط عمومی آنلاین، اتاق اطلاعات و خبر آنلاین، روابط عمومي مجازي، و حضور فراتر از شبكه جهاني وب و انواع ابزارها و امكانات رايانه‌ای و مخابراتي –چون نظرسنجي از طريق تلفن گويا- ، امور فرهنگي چون نمايشگاهها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي و غیره نیز به میان می‌آیند که علاوه بر مأموریت‌ها و وظایف یاد شده، اعلان مواضع سازمان، روابط و تنظيم افكار عمومي، هدایت و راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان سازمان، برنامه‌ريزي و اطلاع‌رساني به مردم درباره عملكرد سازمان، تنوير افكار عمومي، تدوين برنامه ی مصاحبه‌هاي مسئولان سازمان با مطبوعات، تهيه و تنظيم اطلاعات پايه‌اي از سازمان براي ارائه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف، ايجاد ارتباط حسنه با مطبوعات، راديو، تلويزيون و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداري بهينه از آن‌ها براي‌اطلاع‌رساني به مردم، سنجش افكار و پژوهش و برنامه‌ريزي، روابط عمومي بين‌المللي، ایجاد قدرت مشاوره مديريتی، حضور قدرتمند در تشكيلات سازمان، ايفاي نقش سخنگو و مشاور، تنظيم ارتباطات درون سازماني و مانند آن را عهده دار است.
بر این اساس انتظاراتي كه از روابط عمومي در سازمانها در ابعاد مختلف کاری مهم وجود دارد، بدون وجود نيروهاي شايسته، توانمند و متخصص كه كار در روابط عمومي را افتخار بدانند میسر نخواهد بود.
خدا را شاکریم که سالها با تلاش و پیگیری دست‌اندرکاران روابط عمومی و جامعه، روابط عمومی ایران به ثمر نشست و جامعه روابط عمومی ایران را صاحب روز ملی کرد. 27 اردیبهشت ماه روزی است که درسطح جهانی نیز به عنوان روز ارتباطات وجامعه اطلاعاتی نامگذاری شده است، به عنوان روز روابط عمومی و ارتباطات تعیین گردید. این روز فرصتی است تا نقش و جایگاه روابط عمومی را بعنوان یک حرفه و هنر مهم مورد بازخوانی و توجه ویژه قرار دهیم.
ضمن گرامیداشت این روز، رشد و توسعه این حرفه ی مهم و ارزشمند در کشور عزیزمان و نیز موفقیت روزافزون را برای همه دست اندرکاران روابط عمومی کلیه ی سازمانها و نهادهای کشور و بخش‌های خصوصی و سایر مراکز و موسسات، آرزومندیم.
