سیستم سازی از اصول مهم کسب و کار

سیستم سازی یکی از نکات بسیار مهمی است که باید بسیاری از کسب و کارها به آن توجه ویژه ای داشته باشند . سیستم سازی در فعالیت های کارآفرینانه فارغ از سابقه و یا اندازه کسب و کار است و در هر کسب و کاری با هر سبقه و فعالیتی قابل پیاده سازی است. در واقع اگر شما به عنوان یک کارآفرین صاحب کسب و کار نوپایی هستید که به تمام اصول مدیریت واقفید و البته در استخدام نیروی کارتان درایت لازم را به خرج داده و بهترین ها را گرد هم آورده اید. اما مشکل از آنجا آغاز می شود که تا مادامی که شما حضور دارید ، همه چیز عالی و طبق روال است. حال اگر شما حضور نداشته باشید، آیا بازهم کارها طبق روال پیش می رود؟ به نظرتان چه اتفاقی می افتد؟ بازده کاری پرسنل تان کاهش می یابد؟ فروش تان کم می شود؟ تراز مالی تان تغییر می کند؟

سیستم سازی در کسب و کارها باعث خواهد شد که افراد دقیقا بدانند که در هر زمانی چه وظیفه ای دارند. از اینرو کارآفرینان جوان باید بدانند که از طریق سیستم سازی می توانند کمک بزرگی به موفقیت هایشان نمایند. در واقع سیستم سازی به شما کمک می کند ، همه کارها حتی بدون حضور شما به عنوان یک مدیرکاربلد به خوبی پیش رود و علاوه بر آن در افزایش موفقیت سازمان تان نقش عمده ای را بازی کند. در واقع سیستم سازی با ایجاد یک الگوی اتوماتیک مداخله ی نیروی انسانی را در روند تصمیم گیری های روزانه را کاهش داده  و اشتباهات ناشی از خطاهای انسانی را به حداقل می رساند. افراد متخصص در این حوزه بر این عقیده اند که  پس از همکاری با بیش از ده ها هزار کسب ‌و‌ کار مختلف کوچک و بزرگ راهی به جز سیستم ‌سازی در جهت رشد مداوم و بی توقف کسب ‌و‌ کارها وجود ندارد. حتی یکی از دلایل عمده ی شکست کسب و کارها و یا عدم رشد آن ها را به نبود سیستم در مجموعه های کاریشان ارتباط می دهند. به جرات می توان گفت که اکثریت کسب و کارها از نبود یک سیستم کارآمد و مؤثر رنج می ‌برند.

در گام اول باید بدانیم که چرا به سیستم سازی در کسب و کارها نیاز داریم ؟ اولین و مهم ترین آن ها را می توان ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار دانست. چرا که درغیاب شما همه ی نیروهای شما درک مشخصی از وظایف محوله ندارند و سیستم سازی به آن ها کمک می کند، تا درک بهتری از وظایف خود داشته باشند و از انجام کارهای زائد و تکراری بپرهیزند. البته به دنبال سیستم سازی کسب و کار ، مسئولیت پذیری پرسنل شما نیز به شدت افزایش می یابد.

به دنبال تغییر و تحولات ایجاد شده ، قطع به یقین مازاد بر بهبود ارتباطات میان بخش های کاری، ارائه ی خدمات به مشتریان نیز افزایش یافته و با گذشت زمان، این امر کیفیت محصولات و خدمات شما را به طرز چشمگیری بهبود می‎بخشد. سیستم‌ سازی به شما اجازه می­ دهد که کارهای محوله را  در یک واحد سازمانی با یک مقیاس کوچک همچون یک واحد بزرگ با استاندارهای جهانی اداره نمایید و کسب و کارتان را رشد دهید. شما باید یاد بگیرید و گام به گام فرایندهای سیستم سازی را در کسب  و کارتان پیاده سازی نمایید تا از یک کارآفرین حرفه‌ای به یک کارآفرین سیستم ‌ساز تبدیل شوید. شاید برایتان جالب باشد که بدانید یکی از مزیت های عمده ی سیستم سازی این است که به شما به عنوان یک مدیر کارآفرین این امکان را می دهد که کمتر کار کنید و وقت آزاد بیشتری داشته باشید و درآمدتان را افزایش دهید.

چرا که ، اگر سیستم‌ سازی در کسب و کارتان را به درستی انجام دهید، دیگر به عنوان یک مدیر موفق نیازی به دخالت در جزئیات و تصمیم‌ گیری‌های کوچک نخواهید داشت و می توان این انرژی و توان را در راستای ارتقای شغلی خود در بخش های دیگر صرف نمایید. عده ای از کارآفرینان جوان در کسب و کارشان مجبورند در جزئی ترین وظایف پرسنل خود نظارت داشته باشند از امور نظافت گرفته تا حسابداری. این دقیقا همان خلاء بزرگ سیستم سازی در کسب و کارهاست. کارآفرینان به عنوان مدیریک مجموعه باید امورات کلیدی مانند: استخدام، ایجاد انگیزه در پرسنل، هدف‌گذاری و طراحی استراتژی کسب و کارشان را مدیریت کنند و قطع به یقین ، بدون یک سیستم سازی درست هرگز این وظایف مهم به نحو مطلوب تحقق نمی پذیرد.

دکتر حوریه یحیایی