حقیقتِ مدیریت در سازمان‌های پویا

 مدیریت از جمله مفاهیمی است که اگرچه در ظاهر بسیار شناخته‌شده به نظر می‌رسد، اما در عمل بسیاری از مفاهیم علوم اجتماعی دچار سوء برداشت، تفسیرهای نادرست و کاربردهای اشتباه شده است. بسیاری از افراد صرفاً به دلیل قرار گرفتن در جایگاه اداری، داشتن عنوان سازمانی یا برخورداری از اختیارات قانونی، خود را مدیر می‌دانند، در حالی که مدیریت فراتر از یک جایگاه ،عنوان یا مجموعه‌ای از اختیارات رسمی است. در همین راستا، برای درک صحیح مدیریت، گاه لازم است ابتدا بدانیم مدیریت چه چیزی نیست تا بتوانیم به ماهیت واقعی آن نزدیک شویم. نخستین خطای رایج در فهم مدیریت، یکسان دانستن آن با اجرای صرف قوانین و مقررات است. بسیاری از مدیران تصور می‌کنند هرچه سخت‌گیرانه‌تر بر اجرای دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌ها نظارت کنند، عملکرد مدیریتی بهتری خواهند داشت. حال آنکه قوانین و مقررات تنها ابزارهایی برای دستیابی به اهداف سازمان هستند و نه خود اهداف. مدیریت زمانی معنا پیدا می‌کند که مدیر بتواند در چارچوب اصول قانونی، بهترین مسیر را برای تحقق مأموریت‌های سازمان انتخاب کند. سازمانی که تمام انرژی خود را صرف رعایت شکلی مقررات کند اما از دستیابی به اهداف اصلی بازبماند، در حقیقت گرفتار بوروکراسی شده است نه مدیریت.

اشتباه دیگر آن است که مدیریت را مترادف دستور دادن بدانیم. در ذهن بسیاری از افراد، مدیر کسی است که فرمان صادر می‌کند و دیگران موظف به اطاعت هستند. در حالی که بخش مهمی از مدیریت در شنیدن، درک کردن و ایجاد تعامل مؤثر با کارکنان، ارباب رجوع و سایر ذی‌نفعان نهفته است. گاهی یک مدیر موفق بیش از آنکه سخن بگوید، گوش می‌دهد؛ بیش از آنکه دستور صادر کند، اقناع می‌کند؛ و بیش از آنکه اقتدار خود را به نمایش بگذارد، اعتماد ایجاد می‌کند. مدیریت واقعی زمانی شکل می‌گیرد که افراد با انگیزه و باور در مسیر اهداف حرکت کنند، نه صرفاً از روی اجبار و ترس. از دیگر برداشت‌های نادرست، محدود کردن مدیریت به جابه‌جایی کارکنان در پست‌های سازمانی است. برخی مدیران تصور می‌کنند با تغییر مداوم افراد یا انتصاب‌های پی‌درپی در حال اعمال مدیریت هستند. در حالی که مهم‌ترین سرمایه هر سازمان منابع انسانی آن است و نقش اصلی مدیر، توانمندسازی، آموزش، توسعه و آماده‌سازی کارکنان برای ایفای مسئولیت‌های بزرگ‌تر است. سازمانی که کارکنان آن رشد نمی‌کنند، حتی اگر ساختار اداری آن بارها تغییر کند، در مسیر توسعه قرار نخواهد گرفت.

مدیریت در اصل هنر و دانش کار با انسان‌هاست. انسان‌ها دارای احساس، انگیزه، نیاز، نگرش و شخصیت هستند و نمی‌توان همانند ماشین با آنها رفتار کرد. مدیری که کارکنان را صرفاً به عنوان ابزار تولید یا اجرای دستورات تلقی کند، دیر یا زود با کاهش انگیزه، تعهد و بهره‌وری مواجه خواهد شد. در مقابل، مدیری که انسان را محور اصلی سازمان بداند، می‌تواند ظرفیت‌های پنهان افراد را فعال کرده و از توانمندی‌های آنان برای رشد سازمان بهره بگیرد. یکی از عمیق‌ترین سوءبرداشت‌ها در مدیریت، این باور است که کارکنان صرفاً وسیله‌ای برای تحقق اهداف سازمان هستند. مدیریت نوین بر این اصل استوار است که میان اهداف کارکنان و اهداف سازمان باید هم‌افزایی ایجاد شود. هنگامی که افراد احساس کنند سازمان به رشد، امنیت، پیشرفت و رفاه آنان اهمیت می‌دهد، اهداف سازمان را نیز اهداف خود تلقی خواهند کرد. در چنین شرایطی نیازی به کنترل‌های سنگین و نظارت‌های فرساینده نخواهد بود، زیرا انگیزه درونی جایگزین اجبار بیرونی می‌شود.

تحقیر کارکنان نیز بخشی از نبایدهای اصول مدیریتی است. برخی مدیران گمان می‌کنند سخت‌گیری مفرط، سرزنش مداوم و برجسته کردن اشتباهات باعث افزایش نظم و بهره‌وری می‌شود. در حالی که پژوهش‌های رفتاری نشان داده‌اند انسان‌ها در فضایی که مورد احترام قرار می‌گیرند و موفقیت‌هایشان دیده می‌شود، عملکرد بهتری دارند. مدیر موفق کسی است که به جای جست‌وجوی مداوم خطاها، به دنبال یافتن نقاط قوت کارکنان باشد و زمینه موفقیت آنان را فراهم سازد. تأیید به موقع و تشویق صادقانه در بسیاری از موارد اثربخشی بیشتری نسبت به تنبیه و سرزنش دارد. همچنین مدیریت به معنای بازی با نظام پاداش و تنبیه نیست. افزایش یا کاهش مداوم مزایا شاید در کوتاه‌مدت رفتار افراد را تحت تأثیر قرار دهد، اما در بلندمدت تعهد سازمانی را تقویت نمی‌کند. آنچه کارکنان را به سازمان وابسته می‌سازد، احساس امنیت، عدالت و ثبات است. مدیران موفق تلاش می‌کنند محیطی فراهم آورند که افراد بتوانند با آرامش ذهنی بر وظایف خود تمرکز کنند و آینده شغلی خود را قابل پیش‌بینی ببینند. از سوی دیگر، پاداش نیز صرفاً ماهیت مالی ندارد. انسان‌ها علاوه بر نیازهای مادی، نیازمند احترام، اعتبار اجتماعی، احساس ارزشمندی و تعلق هستند. بسیاری از کارکنان زمانی بیشترین انگیزه را پیدا می‌کنند که مورد تقدیر قرار گیرند، توانایی‌هایشان دیده شود و جایگاه اجتماعی آنان ارتقا یابد. بنابراین مدیریت مؤثر مجموعه‌ای از مشوق‌های مادی و معنوی را به کار می‌گیرد تا نیازهای متنوع منابع انسانی را پاسخ دهد.

یکی دیگر از خطاهای مدیریتی، ورود بیش از حد به جزئیات فعالیت کارکنان است. مدیرانی که تصور می‌کنند باید بر تمام اقدامات روزمره کارکنان نظارت مستقیم داشته باشند، معمولاً گرفتار مدیریت خرد می‌شوند. این رویکرد علاوه بر اتلاف وقت مدیر، خلاقیت و مسئولیت‌پذیری کارکنان را نیز کاهش می‌دهد. مدیریت واقعی بر تعیین اهداف، ترسیم مسیر، تدوین شاخص‌های عملکرد و فراهم کردن منابع لازم متمرکز است. هنگامی که کارکنان بدانند چه خروجی‌ای از آنان انتظار می‌رود، خود می‌توانند بهترین روش دستیابی به آن را طراحی کنند. برخی مدیران حضور مستمر در دفتر کار را نشانه شأن مدیریتی می‌دانند، در حالی که ارتباط مستقیم با کارکنان و مخاطبان سازمان از مهم‌ترین ابزارهای شناخت واقعیت‌های محیط کار است. مدیری که در میان کارکنان حضور پیدا می‌کند، مسائل را از نزدیک مشاهده می‌کند و بدون واسطه با افراد گفت‌وگو می‌کند، درک عمیق‌تری از مشکلات و فرصت‌های سازمان به دست می‌آورد.

در مجموع، مدیریت مجموعه‌ای از دانش، تجربه، مهارت و نگرش است که در قالب تعامل مؤثر با انسان‌ها و هدایت سازمان به سوی اهداف معنا پیدا می‌کند. بسیاری از رفتارهایی که در سازمان‌ها تحت عنوان مدیریت شناخته می‌شوند، در حقیقت فاصله زیادی با مفهوم واقعی آن دارند. ریشه بخش عمده این خطاها را می‌توان در دو نگرش نادرست جست‌وجو کرد: نخست تصور مالکیت سازمان و دوم باور به برتری فکری مطلق نسبت به دیگران. زمانی که مدیر خود را مالک سازمان بداند یا گمان کند بیش از همه می‌فهمد، به تدریج از نقش اصلی خود فاصله می‌گیرد. مدیریت زمانی به بلوغ می‌رسد که مدیر خود را هماهنگ‌کننده ظرفیت‌های انسانی و سازمانی بداند. فردی که وظیفه او ایجاد هم‌افزایی، تسهیل حرکت جمعی و هدایت سازمان در مسیر مأموریت و چشم‌انداز آن است. در چنین نگاهی، قدرت جای خود را به مسئولیت، کنترل به توانمندسازی و خودمحوری به خدمتگزاری سازمانی می‌دهد و این همان نقطه‌ای است که مدیریت واقعی آغاز می‌شود.