فناوری جایگزین حذف کاغذ

در عصر دیجیتال، استفاده از فناوری‌ های ارتباطی و ابزارهای الکترونیکی در فعالیت‌ های اداری به شدت رواج یافته است. این تحول فناوری نه تنها فرصت‌ها و مزایای زیادی را برای بهبود کارایی و اثربخشی فعالیت ‌های اداری فراهم کرده است، بلکه می‌تواند نقش مهمی در کاهش مصرف کاغذ و حفظ محیط زیست داشته باشد. حذف کاغذ اگر چه در سیستم اداری ایران بنظر امری غیر ممکن بنظر می رسد، اما بارها دولت و سازمان های ذی ربط سعی بر آن داشته اند که از طرق مختلف کاغذ بازی را از فرایندهای اداری حذف نمایند، که البته در بسیاری از حوزه ها نیز موفقیت هایی حاصل شده است.

یکی از دلایل اصلی برای حذف کاغذ در فعالیت‌های اداری، روند تغییر به سمت جهان دیجیتال است. با پیشرفت فناوری و انتشار ابزارهای الکترونیکی مانند رایانه‌ ها، تبلت‌ ها، اسکنرها، فاکس ‌ها و نرم ‌افزارهای مدیریت اسناد، امکان ایجاد و مدیریت اسناد الکترونیکی به راحتی فراهم شده است. این ابزارها این امکان را به ما می ‌دهند که اسناد را به صورت دیجیتال ذخیره و مدیریت کنیم، بدون نیاز به چاپ و استفاده از کاغذ. اما متاسفانه هنوز در ادارات، سیستم بانکی کشور و صدها حوزه ی دیگر مبنا براسناد کاغذی است.

یکی از مزایای حذف کاغذ در فعالیت‌های اداری، صرفه‌ جویی در منابع مالی است. استفاده از کاغذ، جوهر و دستگاه‌ های چاپ هزینه‌ های قابل توجهی را به همراه دارد. هزینه ‌های مربوط به خرید کاغذ، خرید جوهر چاپگر، تعمیرات و نگهداری دستگاه‌های چاپ و همچنین هزینه انبارداری و حفظ اسناد در فضاهای فیزیکی قابل توجه است. با حذف کاغذ و استفاده از اسناد الکترونیکی، می‌توان هزینه‌ های مربوط به این منابع را به طور قابل توجهی کاهش داده و منابع مالی را برای اهداف مؤثرتری مانند توسعه کسب‌ و کار و بهبود سایر فعالیت‌های سازمانی به کار برد.

مازاد بر اینکه، حذف کاغذ در فعالیت‌ های اداری می ‌تواند به بهبود کارایی و اثر بخشی فرآیند های کاری کمک کند. با استفاده از اسناد الکترونیکی، مدیریت و جست وجوی اسناد به سرعت و راحتی بیشتری امکان‌ پذیر می‌شود. با استفاده از ابزارهای مدیریت اسناد الکترونیکی، می‌توان به سرعت اسناد را جستجو و دسترسی به آنها را فراهم کرد. همچنین، امکان اشتراک گذاری اسناد بین اعضای تیم در زمان واقعی و بدون نیاز به چاپ و توزیع فیزیکی آنها، به تسهیل همکاری و ارتباط بین افراد کمک می‌کند.

حذف کاغذ در فعالیت‌های اداری همچنین می‌تواند نقش مهمی در حفظ محیط زیست ایفا کند. صنعت کاغذ تولید کننده‌ ای از آلاینده‌های زیست محیطی است و نیاز به درختان برای تولید کاغذ دارد. با کاهش استفاده از کاغذ، می‌توان به حفظ منابع طبیعی و جلوگیری از قطع درختان و کاهش آلودگی هوا و آب کمک کرد. همچنین، کاهش مصرف کاغذ منجر به کاهش تولید زباله و نیاز به فضاهای دفن زباله می‌شود.

بهره‌ وری از فناوری‌های رمزنگاری و امنیت در اسناد الکترونیکی، امکان حفاظت از اطلاعات حساس و محرمانه را بهبود می‌بخشد. با استفاده از سیستم‌ های رمزنگاری و کنترل دسترسی، می ‌توان اسناد را در محیط  الکترونیکی ایمن ‌تر نگهداری کرد و دسترسی غیرمجاز به آنها را کاهش داد. حذف کاغذ بازی و کپی گرفتن های بی مورد از ده ها و بعضا صدها مدارک تنها یک فرایند غیر ضروری است که نیازمند یک همت اساسی از سازمان ها و ارگان های مربوطه می باشد، که در هر صورت منافع بی شماری برای اشخاص، سازمان ها و بطور کلی سیستم اداری کشور خواهد داشت.