تخصیص منابع در سازمان‌ها امری حیاتی است که در اداره و مدیریت منابع سازمان تأثیر بسزایی دارد. مدیران میانی و کارشناسان نقش مهمی در این زمینه دارند. مدیران میانی، به عنوان ارتباط میان مدیران عالی و کارشناسان، مسئولیت تخصیص منابع را بر عهده دارند. کارشناسان نیز به عنوان متخصصان در حوزه‌های خاص، در فرآیند تخصیص منابع مشارکت می کنند. بسیاری از سازمان ها و کسب و کارهای توسعه یافته از این حوزه به عنوان یک پاشنه ی آشیل از این حیطه ضربه پذیرند و از اینرو سامان دهی منابع در میان مدیران میانی و کارشناسان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
چراکه تخصیص منابع به طور صحیح بهره‌وری را افزایش می‌دهد. با توجه به محدودیت منابع در دسترس، تخصیص مناسب آنها به اهداف اصلی سازمان کمک می‌کند و از هدررفت منابع جلوگیری می‌کند. مازاد بر اینکه تاثیر شگرفی بر بهبود عملکرد سازمان ها خواهد داشت. تخصیص منابع به طور منطقی و هدفمند بهبود عملکرد سازمان را تسهیل می‌کند. به بیان دیگر ، تخصیص منابع در سازمان ها باعث ایجاد ارتباطات بهتر بین اعضا و واحدهای سازمانی و انعطاف پذیری سازمان در پاسخگویی به نیازها و تغییرات عملکردی سازمان ها خواهد شد. این ارتباطات بهبود یافته باعث افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضا و کاهش احتمال تداوم تداخل‌ها می‌شود.
مدیران میانی نقش مهمی در تخصیص منابع در سازمان‌ها دارند. آنها با ترکیب استراتژی‌های مدیران عالی و نیازهای عملیاتی سازمان، برنامه‌ریزی و تنظیم منابع را به عهده دارند. مدیران میانی باید استراتژی‌های سازمان را با منابع موجود تطبیق دهند. آنها باید تمامی منابع را به طور موثر و بهینه به پروژه‌ها و وظایف مختلف تخصیص دهند تا به اهداف استراتژیک سازمان دستیابی نمایند .
آن ها بر اساس اهمیت و فوریت وظایف ، باید اولویت بندی منابع را انجام دهند. آنها باید تصمیم بگیرند ، کدام پروژه‌ها یا وظایف در اولویت قرار می گیرند و به کدام منابع باید بیشتر تمرکز شوند. یکی از وظایف پر رنگ آن ها توزیع منابع بین واحدها و تیم‌هاست. آنها باید تصمیم بگیرند کدام واحد یا تیم نیازمند منابع بیشتری است و منابع را به طور عادلانه توزیع کنند، به طوری که همه واحدها و تیم ها بتوانند به خوبی عمل کنند. در واقع مدیران میانی باید عملکرد استفاده از منابع را مانیتور کنند و از کنترل منابع آگاهی پیدا کنند. آنها باید مطمئن شوند که منابع به جایگاه مناسب خود تخصیص داده شده‌اند و بر اساس نیازهای سازمان استفاده شوند.
کارشناسان نیز نقش مهمی در تخصیص منابع در سازمان‌ها ایفا می‌کنند. آنها به عنوان متخصصان در حوزه‌های خاص راهنمایی و پشتیبانی در فرآیند تخصیص منابع را ارائه می‌دهند. کارشناسان با تحلیل نیازهای مختلف سازمان، اطلاعاتی ارائه می دهند که به مدیران میانی کمک می کند تا بهترین تصمیم گیری در تخصیص منابع انجام دهند. آنها بر اساس تجربه و دانش خود، نیازمندی‌ها و الزامات را مشخص می کنند. از اینرو کارشناسان باید به روز باشند و در باره روش ها و مدل‌های جدید تخصیص منابع آگاهی داشته باشند. آنها باید دانش و مهارت های لازم را در زمینه تحلیل داده‌ها، پیش‌بینی نیازمندی ها و بهینه‌سازی تخصیص منابع به دست آورند.
آنها باید فرآیندها و روش‌های استانداردی را برای تخصیص منابع را تعریف کنند. این فرآیندها باید شامل مراحل مشخصی از تحلیل نیازمندی‌ها، تخمین منابع، تخصیص منابع و مانیتورینگ عملکرد باشند و در راه تقویت این رویکرد باید از ابزارها و فناوری‌های مدیریت منابع استفاده کنند. این ابزارها می‌توانند نرم افزارها و سیستم های مدیریت منابع (مانند سیستم‌های ERP و PMO)، ابزارهای تحلیل داده و مدل سازی، و ابزارهای بهینه سازی باشد.
مقایسه عملکرد تخصیص منابع سازمان ها با استانداردها یا بنچ مارک‌های صنعتی می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و بهبود‌های لازم کمک کند. می‌توانید از داده‌های برون‌سپاری شده، گزارش‌های عمومی صنعت یا مقالات تحقیقاتی استفاده کنید. در واقع با تحلیل داده‌ها و مقایسه با استانداردها، نقاط ضعف و بهبود‌های پتانسیل شناسایی خواهد شد. کارشناسان باید در تخصیص منابع به مدیریت ریسک ها توجه کنند. آنها باید ریسک‌های مرتبط با تخصیص منابع را شناسایی و اقداماتی برای کاهش و مدیریت آنها اتخاذ کنند. کارشناسان باید عملکرد تخصیص منابع را مورد ارزیابی قرار داده و بهبود‌های لازم را انجام دهند. آنها می‌توانند از بازخورد کاربران، داده‌های عملکرد و معیارهای کلیدی عملکرد برای ارزیابی عملکرد استفاده کنند و اقداماتی برای بهبود تخصیص منابع اتخاذ کنند و از این طریق به طراحی و اجرای بهتر استراتژی های سازمان، بهبود بهره وری و عملکرد، کاهش هدر رفت منابع و افزایش اثربخشی کلی سازمان کمک نمایند.
