در قلب سیستم اداری ایران، یک پارادوکس عجیب خودنمایی می‌کند، از یک سو، مسئولان و سیاستگذاران به کرات از لزوم تحول اداری، کوچک‌سازی دولت و حرکت به سوم جامعه دیجیتال سخن می‌گویند و از سوی دیگر، شاهد تداوم سلطه بلامنازع یک ابزار کهنه بر فرآیندهای اداری هستیم، کاغذ. این تناقض تنها یک ناکارآمدی ساده نیست، بلکه نشانه‌ای از یک بیماری مزمن ساختاری است که ریشه در لایه‌های عمیق‌تر فرهنگ اداری، قوانین دست و پاگیر و مقاومت در برابر تغییر دارد.
کاغذبازی، این غول قدیمی، همچنان جان سختانه به حیات خود ادامه می‌دهد و هر روز بر دامنه قلمرویش افزوده می‌شود. تصویر این تراژدی روزمره برای همه ما آشناست، شهروندی که برای دریافت مجوزی ساده، ناگزیر است از پله‌های متعدد ادارات بالا برود، در هر طبقه فرمی تازه پر کند، برگه‌ای را مهر و امضا نماید و نسخه‌های متعددی از مدارک خود را تقدیم کند. این کوه از کاغدها سپس در کشوهای میزهای مختلف، قفسه‌های بایگانی انبوه و در نهایت، در آرشیوهای تاریک و غبارگرفته دفن می‌شوند، بی آنکه اغلب هیچ بازبینی یا استفاده مجددی از آنها صورت گیرد.
این فرآیند نه تنها زمان و انرژی شهروندان و کارمندان را به یغما می‌برد، بلکه هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم سرسام‌آوری را به جامعه تحمیل می‌کند. هزینه خرید کاغذ، چاپ، جوهر، نگهداری پرونده‌های فیزیکی و فضای اداری مورد نیاز برای آرشیو آنها، تنها بخش کوچکی از این فاجعه اقتصادی است. هزینه واقعی اما، از دست رفتن بهره‌وری، فرسودگی نیروی انسانی، ایجاد فساد به دلیل پیچیدگی فرآیندها و مهم‌تر از همه، نارضایتی عمومی و تخریب سرمایه اجتماعی است.
ریشه‌های این معضل را باید در دل تاریخ و فرهنگ اداری ایران جستجو کرد. سیستم بوروکراسی ایران، وام‌دار مدل دیوانسالاری عصر قاجار و سپس ساختارهای متمرکز دوران پهلوی است که در آن، سند کاغذی به عنوان تنها اثبات قانونی و قابل استناد شناخته می‌شد. این نگرش، با گذشت دهه ها و با وجود ظهور فناوری‌های نوین، نه تنها کمرنگ نشده، بلکه در برخی موارد تقویت نیز شده است. یکی از عمیق‌ترین عوامل، “فقدان اعتماد سیستماتیک” است. در ساختاری که اعتماد بین بخش‌های مختلف دولتی، بین دولت و مردم و حتی بین همکاران یک اداره در سطح پایینی قرار دارد، کاغذ به عنوان یک “سند فیزیکی” نقش یک ضمانت اجرایی را بازی می‌کند. مهر و امضا روی کاغذ، حس کنترل و اطمینان کاذبی به مدیران می‌دهد که گویی با جمع‌آوری این اسناد، مسئولیت آنها پایان یافته است.
این در حالی است که یک سند دیجیتال با قابلیت رهگیری و امنیت بالا، می‌تواند بسیار مطمئن‌تر و شفاف‌تر باشد. بسیاری از کارمندان و حتی مدیران، به فرآیندهای کاغذی عادت کرده‌اند. آنها با این سیستم بزرگ شده‌اند و درک آن برایشان ساده‌تر است. حرکت به سمت سیستم‌های دیجیتال، نیازمند یادگیری مهارت‌های جدید، تغییر عادات دیرینه و پذیرش شفافیت بیشتر است که برای بسیاری از اعضای یک سیستم بسته و انعطاف‌ناپذیر، ناخوشایند و ترس‌آور است. این مقاومت، گاهی به بهانه‌های به ظاهر منطقی مانند “امنیت اطلاعات” یا “نقص در زیرساخت‌ها” پنهان می‌شود.
قوانین و مقررات دست و پاگیر و قدیمی نیز سهم بسزایی در تداوم کاغذبازی دارند. بسیاری از آیین‌نامه‌های اداری دهه‌ها پیش نوشته شده‌اند و در آنها کوچک‌ترین اشاره‌ای به اسناد الکترونیک و اعتبار قانونی آنها نشده است. حتی وقتی یک فرآیند به صورت الکترونیک طراحی می‌شود، در نهایت از متقاضی خواسته می‌شود “پرینت” آن را گرفته و با خود به اداره ببرد! این دور باطل، نتیجه عدم هماهنگی بین نهادهای تقنینی، قضایی و اجرایی است.
تا زمانی که قوانین، اسناد دیجیتال را به رسمیت نشناسند و دادگاه‌ها برای اثبات دعاوی، اصل سند کاغذی را مطالبه کنند، هیچ تحولی در بدنه اجرایی امکان‌پذیر نخواهد بود. تأثیرات مخرب این پدیده، فراتر از دیوارهای ادارات است و مانند زنجیری بر دست و پای توسعه ملی می‌تند. اتلاف منابع طبیعی یکی از آشکارترین این تأثیرات است. برای تأمین کاغذ مورد نیاز این سیستم عظیم، سالانه میلیون‌ها درخت قطع می‌شود و حجم عظیمی از آب و انرژی مصرف می‌گردد. این در حالی است که بخش عمده‌ای از این کاغذها، پس از یک بار استفاده و بایگانی، دیگر هیچ کاربردی ندارند و در نهایت به زباله تبدیل می‌شوند. از منظر اجتماعی، کاغذبازی بی‌رویه به “شهروند درجه دو” تبدیل کردن مردم می‌انجامد. کسانی که دسترسی کمتری به رانت و رابطه دارند، یا سواد اداری پایین‌تری دارند، در این هزارتو گم می‌شوند و از دریافت خدمات محروم می‌مانند. این امر، شکاف بین دولت و ملت را عمیق‌تر و احساس بی‌عدالتی را دامن می‌زند. راه برون‌رفت از این بن‌بست، نیازمند یک “عزم ملی و تحول اساسی” است. راهکارهای مقطعی و نیم‌بند، تنها بر پیچیدگی مشکل می‌افزایند. آنچه لازم است، یک “انقلاب نرم اداری” در چند محور است:
باید قوانینی تصویب شوند که به صراحت، اعتبار اسناد دیجیتال را هم‌تراز اسناد کاغذی اعلام کنند و ارجحیت سیستم‌های دیجیتال بر کاغذی را در کلیه فرآیندهای دولتی الزامی نمایند. در پایان باید پذیرفت که کاغذبازی تنها یک “مشکل فنی” نیست، بلکه نشانه‌ای از یک “بیماری فرهنگی-ساختاری” است. تا زمانی که نگرش‌های کهنه، قوانین دست و پاگیر و عدم اعتماد سیستماتیک حاکم باشد، هرگونه تلاش برای دیجیتالی‌سازی، تنها به افزودن یک لایه جدید دیجیتال بر روی کوهی از کاغذ خواهد انجامید. رهایی از این هزارتو، نیازمند شجاعت برای نگاه کردن در آینه و پذیرش این واقعیت است که مشکل اصلی، در “کاغذ” نیست، در “ذهنیتی” است که کاغذ را به تنها ابزار اعتماد و کنترل تبدیل کرده است. نجات محیط زیست، منابع ملی و سرمایه اجتماعی کشور، در گرو رهایی از این اسارت دیرینه است.
