مهندسی مجدد فرآیندهای شرکت بیمه حافظ
امروزه در سازمان های حرفه ای و بزرگ دنیا فرایندها، اساسیترین و موثرترین مولفه‌های سازمانی به شمار میروند و از کلیدی ترین و زیر بنایی ترین مولفه هایی است که در رشد، پیشرفت و تعالی هر سازمان نقش به سزایی داشته و در استانداردهای مختلف کیفیت بر آن تاکید شده است. بر همین اساس برای اینکه سازمانها از اثر بخشی و کارایی مطلوبی برخوردار گشته و زمینه ایجاد جریان ارزش و توسعه و خلق مزیت رقابتی را فراهم سازند ضروری است نسبت به معماری فرآیندها جهت دستیابی به فرایندهای بهبود یافته اقدام گردد. این مهم در صنعت بیمه به عنوان یک صنعت فرایند مدار از اهمیت بسزایی برخوردار است.
با عنایت به این موضوع، شرکت بیمه حافظ نیز طرح پروژه مستندسازی و بهبود فرآیندهای خور را به عنوان یک طرح کلیدی در دستور کار قرار داد. بر مبنای این طرح، با بهرهگیری از متدولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار نسبت به شناخت وضع موجود و بهبود فرایندها اقدام شد و متعاقبا زمینه تدوین و بهبود ساختار سازمانی، شناسنامه مشاغل و مستندات اجرایی مربوطه فراهم گردید.
در جهان امروزی، تحقق عملكرد مناسب يك سازمان و امكان رهبري موفقيت آميز آن ، مستلزم نظام و روشي نظام مند، شفاف، تحت هدايت و كنترل مي باشد. موفقيت يك سازمان بيش از هر چيز حاصل اجرا و حفظ يك نظام مديريت است، نظامي كه جهت بهبود مستمر و كارایي سازمان طراحي شده باشد.
برای این منظور، پس از شناخت اجمالی فضای فرآیندهای شرکت و ساماندهی مستندات اجرایی موجود در این حوزه، مدل کلان فرایندهای با توجه به مدل های مرجع حوزه بیمه گری نظیر ACORD، APQC-PCF، Panorama360 و IBM تدوین و در نهایت، فرایندهای حوزه های مختلف مورد مطالعه قرار گرفت.
پیش از اجرای پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار، در بررسی صورت گرفته در شرکت بیمه حافظ، عمده فعالیتهای صورت گرفته و خروجی های ایجاد شده در حوزه تدوین مستندات اجرایی بود. از آنجایی که مدیریت مستندات مذکور از زمان ایجاد تا زمان نیاز به بهبود بصورت یکپارچه صورت نگرفته بودند، در ابتدا لیست مستندات موجود شرکت ساماندهی گردید. در ادامه، این مستندات اجرایی که در قالب آیین نامه ها، دستورالعمل ها، قراردادها و فرم ها دسته بندی گردیدند، به فرآیندهای مربوطه ارتباط داده شدند.
مستندسازی فرایندهای شرکت بیمه حافظ تحت الزامات گزارش دهی استانداد ISO 9001 و با بهره گیری از نماد استاندارد مدلسازی فرایند BPMN 2.0 صورت پذیرفته است. شناسنامه هر فرایند شامل شرح اقدامات فرآیند، نمودار جریان (دیاگرام) فرایند، اطلاعات تکمیلی فرایند (مستندات و سامانه های مرتبط با فرایند) می باشد که پس از برگزاری جلسات طوفان فکری با مدیران واحدهای مربوطه و مشاورین ارشد شرکت ارائه شده است.
به دنبال مستندسازی و بهبود فرایندهای شرکت بیمه حافظ، پس از شفاف شدن نقش واحدها در فرایند و تبیین و تشریح فعالیتهای مربوط به هریک، ساختار تفصیلی واحدها و شناسنامه شغلی پستهای سازمانی ذی نقش در فرایند، جهت عملیاتی سازی فرایندهای تدوین شده ارائه گردید. شناسنامه شغلی ارائه شده شامل؛ جایگاه در ساختار سازمانی، خلاصه شغل، وظایف، مهارت‌ها، دانش‌ها، فعالیتهای کاری عمومی و فعالیتهای کاری تخصصی می باشد.
در فرایندهای اصلی، به حوزه بیمه های مسئولیت، مهندسی، آتش سوزی، باربری، اتومبیل، عمر و اشخاص؛ در فرایندهای مدیریتی، به حوزه مدیریت راهبردی، معماری سازمانی، مدیریت ریسک و مدیریت سرمایه گذاری؛ و در فرایندهای پشتیبانی، به حوزه پشتیبانی و لجستیک، فناوری اطلاعات، سرمایه انسانی، مالی، ارتباطات، کنترل و نظارت پرداخته شد.
