صنف دفاتر اسناد رسمی، به عنوان نهادهای قضایی-اجرایی کهن و ریشهدار در نظام حقوقی ایران، امروز در میانه دنیایی سرشار از تحولات شتابان فناورانه و تغییرات اجتماعی عمیق قرار گرفتهاند. این دفاتر که بیش از یک قرن پل ارتباطی میان مردم و نظام حقوقی کشور بودهاند، اکنون با چالشهای متعدد و پیچیدهای روبرو هستند که بقا و کارآمدی آنها را در آینده تحت تاثیر قرار میدهد. یکی از عمدهترین این چالشها، مقاومت در برابر تحول دیجیتال و عدم همگامی با پیشرفتهای فناورانه است. در حالی که بسیاری از کشورها به سمت ثبت کامل الکترونیک اسناد حرکت کردهاند، در ایران هنوز فرآیندهای کاغذی و حضوری غالب هستند. این امر نه تنها باعث طولانی شدن فرآیندها، افزایش هزینهها و اتلاف منابع میشود، بلکه در بلندمدت میتواند به کاهش اعتماد و رضایت مراجعان بینجامد. علاوه بر این، قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت این دفاتر در بسیاری موارد قدیمی، ناکارآمد و بعضاً متناقض هستند. تعارض قوانین، پراکندگی مقررات و عدم روزآمدی آنها با نیازهای پیچیده جامعه امروز، از موانع جدی در مسیر ارائه خدمات سریع و مطمئن به شمار میروند.
ساختار سنتی، مدیریت متمرکز و بوروکراسی پیچیده حاکم بر این صنف نیز خود به عنوان چالشی بزرگ عمل میکند. این ساختارها که بر اساس الگوهای اداری دههها پیش طراحی شدهاند، انعطاف لازم برای پاسخگویی به نیازهای پویای امروز را ندارند. از سوی دیگر، مسئله منابع انسانی نیز نیازمند توجه فوری است. کمبود نیروی انسانی متخصص و آموزشدیده، به ویژه در حوزههای فناوری اطلاعات و حقوق تخصصی، و همچنین ناکارآمدی در نظام جذب و بهکارگیری سردفتران و کارکنان، از ضعفهای اساسی این حوزه محسوب میشود. از منظر اقتصادی نیز این صنف با مشکلاتی مواجه است.
در بعد اجتماعی و فرهنگی، میتوان به عدم آگاهی کافی جامعه از نقش دقیق و اهمیت حقوقی دفاتر، و مقاومت فرهنگی در برابر تغییر و نوآوری از سوی برخی اصناف قدیمی اشاره کرد. همچنین، با حرکت اجتنابناپذیر به سمت دنیای دیجیتال، نگرانیهای جدی در مورد امنیت اطلاعات، حفظ حریم خصوصی شهروندان و محرمانه ماندن اسناد الکترونیکی به وجود آمده است که حل آن نیازمند زیرساختهای امنیتی قدرتمند و فرهنگسازی مناسب است. برای فائق آمدن بر این چالشهای درهمتنیده، نیازمند مجموعهای از اقدامات هماهنگ، برنامهریزیشده و جسورانه هستیم. اولویت نخست، آغاز تحولی دیجیتال واقعی و همهجانبه است. این تحول مستلزم ایجاد یک سامانه یکپارچه ملی برای ثبت، نگهداری و استعلام الکترونیک اسناد، الزامسازی استفاده از امضای دیجیتال معتبر برای تمامی طرفین، و توسعه گسترده خدمات غیرحضوری از طریق پلتفرمهای امن و کاربرپسند است. همچنین، اتصال الکترونیک دفاتر اسناد رسمی به نهادهای مرتبطی مانند سازمان ثبت اسناد، ثبت احوال، سازمان امور مالیاتی و بانکها، میتواند چرخهای به هم پیوسته و کارآمد ایجاد کند که وقت و هزینه مردم را به شدت کاهش دهد. در گام بعدی، بازنگری اساسی در قوانین و مقررات این حوزه ضروری است. قانون دفاتر اسناد رسمی و مقررات مرتبط باید با توجه به واقعیتهای جامعه دیجیتال امروز و نیازهای آینده، روزآمد شوند. این بازنگری باید شامل حذف مقررات زائد و متناقض، و همچنین تدوین چارچوبهای قانونی نوین و شفاف برای اعتبار بخشی به اسناد الکترونیکی و تعیین مسئولیتهای حقوقی در فضای مجازی باشد.
تحول در ساختارهای مدیریتی و اداری نیز از ارکان مهم نوسازی این صنف است. تفویض اختیارات بیشتر به دفاتر، کاهش تمرکزگرایی و بوروکراسی دست و پاگیر، و استقرار یک نظام شفاف ارزیابی عملکرد مبتنی بر شاخصهای کیفیت خدمات و رضایت مراجعان، میتواند به افزایش بهرهوری و پاسخگویی بینجامد. تشکیل یک نهاد ناظر مستقل با ترکیبی از نمایندگان قوه قضائیه، صنف و جامعه مدنی نیز میتواند بر سلامت عملکرد این حوزه نظارت کند. سرمایهگذاری بر منابع انسانی، سنگ بنای هر تغییری است. نظام جذب سردفتران باید بر مبنای شایستگی، تخصص و تعهد به اخلاق حرفهای، بازطراحی شود.
در جمعبندی نهایی باید گفت که آینده صنف دفاتر اسناد رسمی نه در انزوا و حفظ وضع موجود، که در پذیرش تحول، نوآوری و تعهد دوباره به خدمترسانی کارآمد و مردممحور نهفته است. چالشهای پیش رو اگرچه جدی هستند، ولی در صورت عزم ملی، همکاری بین نهادهای حکومتی شامل قوه قضائیه و قانونگذاری، همراهی جامعه سردفتران و مشارکت مردم، میتوانند به فرصتهایی تاریخی برای نوسازی یکی از قدیمیترین و مهمترین نهادهای حقوقی کشور تبدیل شوند. این تحول، تنها یک بهینهسازی اداری نیست، بلکه گامی اساسی در راستای تحقق حکمرانی خوب، شفافسازی اقتصادی، کاهش فساد و تسهیل واقعی زندگی حقوقی و اجتماعی شهروندان محسوب میشود. مسیری که اگر با تدبیر و شجاعت پیموده شود، میتواند دفاتر اسناد رسمی را از نگهبانان سنتی اسناد کاغذی، به تسهیلگران امن و مطمئن روابط حقوقی در عصر دیجیتال تبدیل کند.
